Büroservice Sabine Schönberg | 42799 Leichlingen/Rheinland | Texterin, Assistentin, Buchhalterin

Frauen sind Multitaskingfähig – das haben wir alle schon häufig gehört! In gewisser Weise stimmt das auch: Frau kann telefonieren, sich dabei etwas aufschreiben und daneben noch ihre Lieblingssendung gucken! Aber bei all diesen Dingen handelt es sich um Nebensachen. Es spielt keine Rolle [fällt vielleicht auch niemals auf], wenn von der Sendung etwas nicht mitbekommen oder das Telefonat nicht gänzlich wahr genommen wurde.

Die Dame, die schon einmal versucht hat auf dem einen Ohr zu telefonieren und nebenbei weiterzuarbeiten, also zum Beispiel einen Text zu schreiben, in dem es um etwas völlig anderes ging, weiß: Auch Frauen sind nicht Multitaskingfähig! Natürlich kann Frau [wie auch Mann] beides gleichzeitig, aber beides geschieht nur halbherzig! Die Qualität des Textes sinkt garantiert und wie viel hat man danach wirklich vom Telefonat mitbekommen?

Wissenschaftliche Untersuchungen belegen dies sogar: Die Qualität der Arbeiten sinkt, wenn mehrere Dinge gleichzeitig getan werden. Das Gehirn ist überlastet und am Ende muss Zeit aufgewandt werden, um entstandene Fehler auszubügeln. Wer also bisher immer noch dem Ammenmärchen geglaubt hat, dass die Arbeit schneller von der Hand geht, wenn mehrere Dinge gleichzeitig erledigt werden, sollte sich nun eines Besseren belehren lassen. Das Gegenteil ist der Fall: Es passieren unweigerlich Fehler!

Um bei der Arbeit besser vorwärts zu kommen, ist es besser gleiche Dinge zusammen zu fassen!

Zum Beispiel:

• Telefonate [wenn möglich!] sammeln und Telefonliste an einem Stück abtelefonieren! Wurde jemand nicht erreicht, kann er nach Erledigung der anderen Telefonate noch einmal angerufen [und vielleicht erreicht] werden.
• Post an einem Stück eintüten und nicht jedes Schreiben einzeln, wenn es  fertig wird.
• Auch Ablage sollte auf Stoß abgeheftet werden und nicht immer sofort, wenn ein Ablagestück anfällt.

Fazit: Alles schön der Reihe nach!

Es steht mal wieder ein gesellschaftliches Ereignis an, eine Familienfeierlichkeit etwa oder ein besonderer, geschäftlicher Anlass …

Findet in unserer Familie etwas Feierliches statt, laufen vorher häufig die Telefonleitungen heiß und es geht nur um eine einzige Frage: Wie ist der Dress-Code? Innerhalb der Familie kann so was noch recht einfach geklärt werden: Sofern nämlich vom Gastgeber nichts vorgegeben wurde, liegt man zumindest nicht völlig daneben, wenn sich mehrere Personen auf einen Dress-Code verabreden.

Was aber tun, wenn kein Dress-Code bekannt und eine solche Verabredung nicht möglich ist? Generell sollte immer bedacht werden, dass die Kleidung auch die Würdigung gegenüber dem Gastgeber und dem Ereignis darstellt. Erscheint man also zu einer Dinner-Party in Jeans und T-Shirt, kann das den Anschein erwecken, als ob man keine Lust auf dieses Ereignis hat und der Gastgeber sowieso egal ist – selbst wenn das vielleicht gar nicht so ist! Außerdem stößt es den [passend gekleideten] Teilnehmern des Ereignisses häufig auf, wenn jemand nicht passend gekleidet ist: Da kann man schnell unten durch sein! Natürlich wird man auch bei einem Vorstellungsgespräch benachteiligt, wenn die Kleidung unpassend ist. Es erweckt den Anschein, als ob man den Anlass nicht zu würdigen weiß und im schlimmsten Fall [womöglich sind nur noch zwei Bewerber übrig] kriegt am Ende der Bewerber, der besser gekleidet war den Job.

Giorgio Armani: “Man sollte sich nicht für den Job kleiden, den man hat, sondern für den, den man will.”

Ist der Dress-Code unklar, sollte generell lieber etwas mehr aufgetragen werden, als zu wenig!

Absolute No-Gos im Business:

Männer:

• (zu kurze) Tennissocken & zu kurze Hosen (Beine und Beinbeharrung müssen bedeckt sein)
• bunte, womöglich bedruckte Strümpfe
• abgelaufene Schuhe
• übermäßiger Schmuck
• wildgemusterte Jacketts und Krawatten

Frauen:

• Tennissocken [Ja, das gilt auch für Frauen!]
• speziell: Tennissocken in Pumps [Ich habe es gesehen!]
• zu kurze Röcke – der Rock darf maximal eine Handbreit über den Knie enden, noch besser: knieumspielend
• nackte Beine – die Feinstrumpfhose muss sein, egal wie heiß es ist
• tiefe Ausschnitte
• durchscheinende Blusen
• sichtbare Bein- und Achselbehaarung
• freie Schultern & bauchfrei

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Eine Pressemitteilung hat sich zur geschickten Variante der Werbung für Ihr Unternehmen etabliert. Presseberichte scheinen deutlich glaubhafter zu sein, als zum Beispiel eine geschaltete Werbeanzeige. Zudem ist es auch deutlich günstiger eine Pressemitteilung zu veröffentlichen, als eine Anzeige in der Tageszeitung zu schalten. Die Themen Ihrer Pressemitteilungen sollten Sie sorgfältig auswählen, denn nicht alles, was Sie interessiert, ist nicht auch für den Redakteur oder die Leser interessant. Ihre Pressemitteilung muss als erstes den Redakteur überzeugen, denn dieser entscheidet, ob Ihre Mitteilung veröffentlicht wird oder nicht. 

Ihre Pressemitteilung sollte daher 

- einen aktuellen Aufhänger haben
- einen regionalen Bezug und/oder
- etwas ungewöhnliches oder überraschendes bieten. 

Der Aufbau Ihrer Pressemitteilung sollte wie folgt aussehen: 

1. Ihre Pressemitteilung sollte als Überschrift “Presseinformation” oder “Pressemitteilung” in Fettschrift tragen.

2. Darunter kommt die Headline. Hier sollten Sie in kurzen Worten erklären, worum es in Ihrer Pressemitteilung geht.

3. Der erste Absatz Ihrer Pressemitteilung ist eine Zusammenfassung. Hier sollte das Wichtigste kurz zusammengefasst werden. Hilfreich sind hier die fünf W-Fragen: Wer, Wann, Wo, Wie, Warum!

4. Dann geht es an den eigentlichen Text! Sie liefern hier alle weiteren Informationen zu Ihrer Nachricht. Dabei ist zu beachten, dass der Informationsgehalt der Wichtigkeit nach sortiert wird. Sie fangen also mit den wichtigsten Informationen an und die Wichtigkeit nimmt nach unten ab.

5. Zum Schluss Ihrer Pressemitteilung liefern Sie ein Fazit, einen kurzen Satz, um die Pressemitteilung abzuschießen.

6. Unter die Pressemitteilung gehören Ihre Kontaktdaten. Das heißt, Sie nennen Ihre vollständige Adresse und die Pressekontaktperson.

7. Als redaktionellen Hinweis können Sie noch eine kurze Zusammenfassung Ihres Unternehmens anfügen. Diese sollte aber in kleiner Schrift geschrieben sein und ist kein Muss.

8. Wenn Sie Ihre Pressemitteilung an eine Redaktion weitergeben, sollten Sie noch darauf hinweisen, dass Ihre Mitteilung honorarfrei abgedruckt werden kann. Darüber hinaus, sollten Sie eine Pressemitteilung niemals einfach so an den zuständigen Redakteur senden. Ein kleines, freundliches Begleitschreiben, direkt an den Redakteur, sieht immer besser aus. Erkundigen Sie sich nach einigen Tagen, ob Ihre Pressemitteilung angekommen ist und ob Sie veröffentlich wird.

Besprechungen können manchmal endlos sein. Es wird geredet und diskutiert und es kommt durchaus vor, dass man am Ende immer noch nicht zum Ergebnis gefunden hat. Wenn Sie selber zu einer Besprechung einladen können Sie dem, durch eine gute Vorbereitung, ein wenig entgegenwirken.

• Entwerfen Sie eine detaillierte Aufstellung über alle zu besprechenden Themen und versenden Sie diese vorab auch an die Teilnehmer.

• Legen Sie fest, wer zu welchem Thema etwas sagen soll und binden Sie dies in die Einladung ein.

• Für Wortbeiträge sollten feste Sprechzeiten festgelegt werden, auch dies sollten Sie gleich in der Einladung mitteilen.

• Werden für die Besprechung Unterlagen benötigt verteilen Sie diese spätestens mit der Themenaufstellung, damit die Teilnehmer sich vorher einlesen können.

• Fungieren Sie während der Besprechung als Moderator und sorgen Sie dafür, dass sich an Zeitlimits gehalten wird und dass die Diskussion beim Thema bleibt.

• Halten Sie Ihre Besprechung im Stehen hab! Verhaltensforscher haben herausgefunden, dass Besprechungen ohne Sitzgelegenheit deutlich schneller beendet werden, als mit Stühlen. Außerdem sollen diese Besprechungen sehr viel effizienter sein.

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Im Berufsalltag funktioniert heute nichts mehr ohne einen Computer. Der Computer ist  zum beinahe unersetzlichen Arbeitsmittel geworden.  Er erleichtert uns viele Arbeiten und bringt uns auch noch einen großen Zeitgewinn. Damit die Zeitersparnis noch effektiver wird, finden Sie hier noch einige Tipps zum effizienten arbeiten am Computer.

• Eignen Sie sich Tastenkombinationen für die wichtigsten Handgriffe wie speichern, drucken und ähnliches an.

• Halten Sie Ihren PC “sauber”. Löschen Sie regelmäßig Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Auch Lesezeichen, E-Mails, Adressen sollten von Zeit zu Zeit aufgeräumt werden.

• Lassen Sie regelmäßig einen Viren- und Spywarescanner laufen. Außerdem sollten Sie alle zwei bis drei Monate Ihre Festplatte defragmentieren.

• Gewöhnen Sie sich an, Ihre Arbeit in regelmäßigen Abständen zu speichern, insbesondere bevor Sie drucken. Am besten aktivieren Sie die automatische Speicherung!

• Drucken Sie den Dateinamen und den Speicherungspfad mit. Sie finden Ihre Dokumente dadurch schneller wieder.

• Benennen Sie Ihre Ordner im Computer genau so, wie Ihre Papierablage.

• Behalten Sie so wenig Papier wie möglich in Ihrem Büro und archivieren Sie nach Möglichkeit elektronisch.

• Vergeben Sie sinnvolle Speichernamen! Zum Beispiel: 2009-02-06 Content BSW (Datum, Thema, Empfängerkürzel)

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In den letzten Jahren hat gerade im Telekommunika-
tionsbereich die Technik große Fortschritte gemacht. Sowohl Handys als auch Telefone haben heutzutage serienmässig ein Display auf dem man nicht nur die gewählte Nummer sehen kann, sondern auch die Telefonnummer des Anrufers.

Doch so praktisch diese Funktion auch ist, so gibt es doch immer mehr Menschen, die selbst entscheiden möchten, ob und wem sie ihre Telefonnummer zugänglich machen. Um eine automatische Übersendung der eigenen Rufnummer zu verhindern, sind einige Geräte zusätzlich mit einer Funktion zur generellen Rufnummernunterdrückung ausgestattet.

Wollen Sie jedoch nur selektiv die Rufnummer unterdrücken, hilft  Ihnen die Tastenkombination #31# (im Festnetzbereich unter Umständen auch *31#). Drücken Sie diese Tastenkombination unmittelbar bevor Sie die gewünschte Telefonnummer eingeben und Ihre Rufnummer wird dem Gesprächspartner nicht übermittelt. Bei der Nutzung von gespeicherten Telefonnummern empfiehlt es sich, die Tastenkombination direkt vor der Telefonnummer mit zu speichern.

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Waren Sie auch schon einmal in einer Situation, in der Sie plötzlich und unvorbereitet wichtige Unterlagen benötigten und konnten diese nicht auf Anhieb finden? Es muss ja nicht immer unbedingt ein Brand oder eine Naturkatastrophe sein. Jeder von uns kennt das Problem, dass wir wichtige Unterlagen und Dokumente oft so gut weg legen, dass man sie bei Bedarf nicht sofort wieder findet.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, eine Notfall-Mappe anzulegen und diese an einem gut zugänglichen Ort aufzubewahren.

Was sollte eine solche Notfall-Mappe enthalten?

Es empfiehlt sich Versicherungspolicen, Verträge, Zeugnisse, Urkunden, Wertpapiere und Sparbücher – alle Unterlagen, die Sie nicht oder nur schwer wiederbekommen, in der Notfall-Mappe aufzubewahren.

Darüber hinaus sollte eine Liste von Angehörigen und Freunden mit deren aktuellen Adressen und Telefonnummern sowie eine Aufstellung aller sonstigen wichtigen Rufnummern und Adressen von Ärzten, Anwälten, Banken und Versicherungen in der Mappe enthalten sein. Kopien von Ausweisen, Pässen und Führerschein sowie von aktuellen Krankenkassenkarten, Kreditkarten etc. gehören ebenfalls in die Notfall-Mappe.

Ergänzend kann man auch Vollmachten und Verfügungen bzw. ein Testament mit hinzufügen.

Am günstigsten ist es die Originaldokumente in der Notall-Mappe aufzubewahren und Zuhause lediglich Kopien abzuheften. Als Aufbewahrungsort ist ein Bankschließfach am besten geeignet.

Nach Anlage einer Notfall-Mappe vergessen Sie bitte nicht, wie wichtig es ist, die Listen und Unterlagen regelmäßig zu aktualisieren. Und, informieren Sie eine oder zwei Personen Ihres Vertrauens über den Standort der Notfall-Mappe, damit sie im Notfall auch wirklich gefunden werden kann.

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Sicherlich waren Sie auch schon einmal in der Situation, dass Sie einen Text aus dem Web kopiert haben und zum Beispiel in eine E-Mail oder ein Worddokument einfügen wollten. Was ist passiert? Genau – es wurden automatisch sämtliche Formatierungen des Webtextes übernommen! Das ist ganz schön nervig, insbesondere wenn man mit diesem Text arbeiten wollte.

Sie können dieses Problem vermeiden in dem Sie den Text als unformatierten Text in Word einfügen! Von da aus können Sie den Text auch problemlos wieder in eine E-Mail einfügen und weiter arbeiten.

Und so geht es:

1. Markieren Sie den Text, den Sie übernehmen möchten.

2. Mit Strg+C kopieren Sie den markierten Text.

3. Im Worddokument setzen Sie den Cursor nun an die Stelle, wo der Text eingefügt werden soll.

4. Auf der Registerkarte Bearbeiten finden Sie den Befehl Inhalte einfügen.

Das war es schon!